Matthäus Fech (Smily), Klingstraße 7, 63477 Maintal, Telefon 0176 241 191 48, E-Mail info@smily-coaching.de. Smily wird als Einzelunternehmen ohne Angestellte betrieben.
Diese Website wird bei der Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern gehostet. Beim Aufruf der Seite verarbeitet der Anbieter technisch notwendige Daten in Server-Logfiles: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb. Mit Hostinger besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, der mit dem Vertragsschluss zustande gekommen ist. Auch das geschäftliche E-Mail-Postfach info@smily-coaching.de läuft über Hostinger.
Die verwendete Schrift wird lokal von unserem Server geladen. Es findet keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen externen Schriftdiensten statt.
Wenn du uns per E-Mail, Telefon oder WhatsApp erreichst, verarbeiten wir deine Angaben – etwa Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und den Inhalt deiner Nachricht – zur Bearbeitung der Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertragsverhältnisses) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (siehe Abschnitt 13).
Über das Formular auf dieser Website erheben wir vier Angaben: deinen Vornamen, deine Handynummer, den Text deiner Nachricht und – freiwillig – deine E-Mail-Adresse. Das E-Mail-Feld ist ausdrücklich kein Pflichtfeld: Deine Anfrage geht auch ohne diese Angabe ab, und wir antworten dann per WhatsApp oder Anruf. Gibst du sie an, nutzen wir sie ausschließlich als zusätzlichen Rückweg für dieselbe Anfrage. Mehr fragen wir nicht ab. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; eine gesonderte Einwilligung ist dafür nicht erforderlich, weil die Verarbeitung der Anbahnung eines Vertragsverhältnisses dient.
Das Formular läuft vollständig auf unserem eigenen Server. Es ist kein externer Formular-, Captcha- oder Analysedienst eingebunden, es werden keine Daten an Dritte übermittelt und es wird dafür kein Cookie gesetzt. Deine Nachricht wird in der Datenbank dieser Website gespeichert und zusätzlich per E-Mail an info@smily-coaching.de zugestellt. Eine Weitergabe an einen anderen Empfänger findet nicht statt.
Deine E-Mail-Adresse nutzen wir ausschließlich zur Beantwortung deiner Anfrage. Wir versenden keinen Newsletter, tragen dich in keinen Verteiler ein und geben die Adresse nicht weiter.
Zum Spamschutz setzen wir ausschließlich serverseitige Mittel ein: ein für Menschen unsichtbares Zusatzfeld, eine Prüfung der Ausfüllzeit und eine Begrenzung der Sendungen pro Gerät und Stunde. Für diese Begrenzung wird deine IP-Adresse zusammen mit deiner Browserkennung in einen nicht umkehrbaren Prüfwert umgerechnet und für eine Stunde gespeichert. Die IP-Adresse selbst wird dabei weder gespeichert noch an deine Nachricht angehängt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen, nicht durch Massensendungen blockierten Kontaktweg.
Formularanfragen löschen wir automatisch spätestens 180 Tage nach Eingang. Führt die Anfrage zu einer Zusammenarbeit, gelten für die daraus entstehenden Vertrags- und Rechnungsdaten die Fristen aus Abschnitt 13.
Wir nutzen WhatsApp sowohl für den Erstkontakt als auch für die laufende Betreuung. Anbieter ist WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland, ein Tochterunternehmen von Meta Platforms, Inc. Beim Schreiben über WhatsApp werden deine Mobilfunknummer und der Inhalt der Nachrichten – darunter auch Gesundheits- und Anamnesedaten – auf Servern von WhatsApp/Meta verarbeitet, auch außerhalb der EU. Für diese Übermittlung in Drittländer stützt sich WhatsApp auf die von der EU-Kommission anerkannten Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).
Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). In die Kommunikation über WhatsApp willigst du ein, indem du uns dort anschreibst; du kannst das jederzeit widerrufen, indem du den Kontakt über einen anderen Kanal (Telefon, E-Mail) fortsetzt. Gesundheits- und Anamnesedaten verarbeiten wir nur auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die wir im Erstgespräch mündlich einholen – Näheres im Abschnitt zu Gesundheits- und Anamnesedaten.
Termine vereinbaren wir telefonisch, per WhatsApp, E-Mail, über Google Kalender (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) oder über Calendly (Calendly LLC, 271 17th Street NW, Atlanta, GA 30363, USA). Dabei verarbeiten wir Name, Kontaktdaten und den vereinbarten Termin. Bei Calendly kann es zu einer Datenübermittlung in die USA kommen; Calendly hat sich hierfür auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) verpflichtet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Für die Trainingsplanung erheben wir – meist im persönlichen Gespräch, teils über WhatsApp oder Telefon – Angaben zu Vorerkrankungen, Verletzungen und Belastbarkeit. Einen schriftlichen Anamnesebogen setzen wir derzeit nicht ein. Diese Angaben sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO; wir verarbeiten sie ausschließlich auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die du jederzeit widerrufen kannst. Notizen dazu bewahren wir auf Papier, auf dem Diensthandy und auf dem PC von Matthäus Fech auf – nicht in einer Cloud. Diese Einwilligung holen wir im Erstgespräch mündlich ein und vermerken sie in unseren Unterlagen. Sobald wir eine schriftliche Einwilligungserklärung einsetzen, legen wir sie dir vor Beginn des Trainings vor.
Trainingspläne erstellen und verwalten wir derzeit als PDF-Dateien, ohne separate Verwaltungssoftware.
Beim Training fotografieren oder filmen wir dich mit deiner Einwilligung, um deine Technik zu analysieren oder Vorher-Nachher-Vergleiche festzuhalten. Diese Aufnahmen bleiben intern und werden aktuell nicht veröffentlicht. Sie werden auf dem Diensthandy und dem PC von Matthäus Fech gespeichert und gelöscht, sobald sie ihren Zweck erfüllt haben oder du deine Einwilligung widerrufst (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sollen Aufnahmen künftig für Social Media oder diese Website genutzt werden, holen wir dafür vorher eine gesonderte, ausdrückliche Einwilligung ein.
Für Rechnungsstellung und Buchhaltung nutzen wir lexoffice der Lexware GmbH & Co. KG, Bahnhofstraße 6, 78166 Donaueschingen. Dabei verarbeiten wir Name, Anschrift und Zahlungsdaten zur Erfüllung unserer steuer- und handelsrechtlichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Mit Lexware besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.
Zur Verwaltung von Kontakten und Anfragen nutzen wir das CRM-System HubSpot. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist die HubSpot Ireland Limited, 1 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland; Muttergesellschaft ist die HubSpot, Inc. mit Sitz in den USA. Dort hinterlegen wir Stammdaten wie Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie Notizen zum Verlauf des Kontakts, um Anfragen und die laufende Betreuung nachvollziehbar zu organisieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei bestehender oder angebahnter Zusammenarbeit, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an einer geordneten Kundenverwaltung.
Eine Übermittlung in die USA ist dabei nicht ausgeschlossen. HubSpot stützt sich hierfür auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO) und ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Mit HubSpot besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Gesundheits- und Anamnesedaten legen wir nicht in HubSpot ab. Sie verbleiben in den in Abschnitt 8 genannten Ablagen. HubSpot ist außerdem nicht in diese Website eingebunden: Es läuft hier kein HubSpot-Skript, kein Tracking-Code und kein HubSpot-Formular, und es wird dafür kein Cookie gesetzt. Daten gelangen erst dorthin, wenn wir sie nach einem Kontakt selbst eintragen.
Cookies und ähnliche Techniken, die eine Einwilligung brauchen, setzen wir erst ein, nachdem du zugestimmt hast. Zurzeit ist auf dieser Website kein solcher Dienst eingebunden: keine Reichweitenmessung, kein Analysewerkzeug, kein Werbe-Pixel. Auch Schriften, Karten und Videos werden nicht von fremden Servern nachgeladen – alles liegt auf unserem eigenen.
Technisch notwendig ist genau eine Speicherung: Deine Entscheidung zu diesen Einstellungen legen wir unter dem Namen mty-einwilligung im lokalen Speicher deines Browsers ab, zusammen mit Zeitpunkt, Fassung und einer zufälligen Kennung. Sie bleibt 12 Monate erhalten, verlässt dein Gerät nicht und dient allein dem Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Sollten wir später ein Statistik- oder Marketingwerkzeug einsetzen, fragen wir dich vorher über einen Hinweis am unteren Bildrand. Nichts davon lädt, bevor du zugestimmt hast, und Ablehnen ist dort genauso leicht wie Zustimmen. Deine Entscheidung kannst du jederzeit unter Cookie-Einstellungen ändern oder widerrufen. Der Widerruf wirkt ab sofort; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Nach Ende der Zusammenarbeit bewahren wir deine Kundendaten grundsätzlich bis zu 10 Jahre auf, soweit uns handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten dazu verpflichten (§ 147 AO, § 257 HGB – etwa für Rechnungen). Daten, für die keine solche Pflicht besteht – etwa Gesundheitsdaten oder Fotos aus dem Training –, löschen wir bereits deutlich früher, sobald der Zweck erreicht ist oder du deine Einwilligung widerrufst.
Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Außerdem kannst du dich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren – in Hessen beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.
21.08.2026
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